Je nach Ziel des Meetings, sollte man sich überlegen, wen man einladen sollte:
Wer kann dem Meeting etwas Sinnvolles beitragen?
Wer ist motiviert, mit Input zu unterstützen?
Personen einzuladen, die am Ergebnis des Meetings interessiert sind, sollten nicht eingeladen werden Mit einer guten Dokumentation können sie von den Ergebnissen des Meetings informiert werden.
Durch geschickte Fragen kann die Moderation den Ablauf eines Termins steuern, indem z.B. eine Diskussion angestoßen oder eine ganz konkrete Entscheidung herbeigeführt wird, ohne dass sich die Beteiligten von der Moderation getrieben oder gegängelt fühlen.
Ziel der Methode ist es, für jeden Agendapunkt schon im Vorfeld festzulegen, welche Form das Ergebnis haben soll bzw. welche Art der Behandlung dieser Agendapunkt erfordert: – ist es ein Agendapunkt zur Information (I), muss etwas diskutiert werden (D) oder muss eine konkrete Entscheidung (E) getroffen werden.
Durch geschickte Fragen kann die Moderation den Ablauf eines Termins steuern, indem z.B. eine Diskussion angestoßen oder eine ganz konkrete Entscheidung herbeigeführt wird, ohne dass sich die Beteiligten von der Moderation getrieben oder gegängelt fühlen.
Bei Workshops und Meetings sollen sich möglichst viele Teilnehmende aktiv am Lösungsprozess beteiligen. Dies sorgt dafür, dass in Diskussionen verschiedene Perspektiven eingebracht werden und damit bessere Ergebnisse erzielt werden können.
Mit der Fishbowl-Methode kann in großen Gruppen eine lebendige Diskussion mit wechselnden Teilnehmenden realisiert werden.
Gibt es in einem Termin mehrere Optionen zur Auswahl und nicht die Zeit, alles im Detail zu diskutieren, kann mit dem Dot-Voting eine schnelle gemeinsame Entscheidung bzw. Priorisierung mit den Teilnehmenden erreicht werden.
Das Meeting Board ist eine visuelle Hilfe, Meetings zu strukturieren und zu dokumentieren, sowohl in der Vorbereitung als auch während eines laufenden Meetings.
