ORGANISATORISCHES (Titel, Zeit, Ort)
Der Titel des Workshops sagt aus, worum es in dem Workshop geht. Ggf. ist es sinnvoll, mit einem Arbeitstitel zu starten und später den finalen Titel festzulegen. Zeit und Ort hängen von der Ausgestaltung sowie der Anzahl der Teilnehmenden ab.
ZIELSTELLUNG DEFINIEREN
Die Zielstellung des Workshops wird klar herausgearbeitet und idealerweise mit der Einladung zum Workshop an alle Teilnehmenden versandt. Die Zielstellung verdeutlicht ganz konkret, warum dieser Workshop durchgeführt werden soll.
BETEILIGTE UND IHR BEITRAG
Auf Basis der Zielstellung wird festgelegt, wer die notwendigen Beteiligten für die Zielerreichung des Workshops sind und welchen Beitrag sie leisten sollen. Dies hilft den Teilnehmenden, sich optimal auf den Workshop vorzubereiten.
MATERIAL UND TOOLS
Abhängig von der Zielstellung und den angewandten Methoden sind Material und Tools erforderlich. In der Vorbereitung sollte festgelegt werden, wer diese beschafft oder bereitstellt und ggf. vorbereitet.
ABLAUF UND METHODE
Der Ablauf spiegelt die Reihenfolge der Arbeitsschritte, die notwendig für die Zielerreichung des Workshops wider. Die gewählten Methoden in den einzelnen Arbeitsschritten sollten dem Thema und der Erfahrung der Teilnehmenden entsprechend angepasst werden, damit ein bestmöglicher Effekt erzielt werden kann. Methoden können beispielsweise ein Brainwriting oder eine Fishbowl-Diskussion sein.
ROLLEN
Die Besetzung verschiedener Rollen sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Dazu gehören z.B. (Co-)Moderation, wer schreibt mit, wer achtet auf die Zeit. Dies sollte idealerweise bereits in der Vorbereitung festgelegt werden.
GEWÜNSCHTES ERGEBNIS
Das gewünschte Ergebnis des Workshops zahlt direkt auf die Zielstellung ein. In der Konzeptionsphase wird die Art des Ergebnisses festgelegt, das im Workshop erarbeitet wird. Bspw. sollen zwei Entscheidungsoptionen am Ende vorliegen oder es liegen drei konkrete Maßnahmen inkl. Verantwortung und Umsetzungsdatum vor oder ein Stimmungsbild zu einem bestimmten Thema ist erarbeitet.
DOKUMENTATION
Es sollte vorab festgelegt werden, welche Anforderungen an die Dokumentation existieren, damit die Visualisierung im Rahmen des Workshops und ggf. erstellte Mitschriften hierfür bereit größtenteils genutzt werden können. Je nach Art des Workshops müssen ggf. formale Kriterien erfüllt werden, die in die Dokumentation einfließen (z.B. Anwesenheitsliste).
NÄCHSTE SCHRITTE
Das Festhalten konkreter nächster Schritte stellt sicher, dass die Ergebnisse des Workshops auch umgesetzt werden. Stehen bereits Folgetermine o.ä. im Vorfeld fest, können diese bereits eingetragen werden. Spätestens im Workshop selbst werden diese festgelegt.
AUSSERHALB DES FOKUS
Um die Zeit im Workshop bestmöglich zu nutzen, sollte definiert werden, welche Themen nicht Teil des Workshops sind. Sollten diese im Workshop angesprochen werden, kann die Moderation die Themen auf den Themenparkplatz platzieren und sie werden zu einem anderen Zeitpunkt besprochen.
