DIMENSIONEN DER ORGANISATION
Bei der Entwicklung einer neuen Aufbauorganisation sollte nicht nur das Organigramm betrachtet werden, sondern auch die Prozess- und Kommunikationsflüsse innerhalb der verschiedenen Einheiten und auf übergreifender Ebene. Dabei wird analysiert, wie diese Flüsse wirklich ablaufen und nicht wie sie ablaufen sollten. Wichtig bei dieser Betrachtung ist, dass die Kommunikationsflüsse durch die strategische (politische Ebene und Ressortebene), koordinative Abteilungs- und Dezernatsebene) und operative Ebene (Teamebene) gehen und damit eine Veränderung in einem Bereich durchaus Effekte auf andere Einheiten und deren Abläufe haben kann. Um diese ganzheitliche Betrachtung geht es beim Orgasimulator.
VERÄNDERUNGSZIEL DEFINIEREN
Bevor mit der Umstrukturierung begonnen wird, sollte klar sein, was man erreichen will. Geht es beispielsweise um mehr Geschwindigkeit oder Zuverlässigkeit? Geht es um veränderte Zuständigkeiten? Unterschiedliche Ziele können in der Aufbauorganisation zu verschiedenen Lösungen führen.
SZENARIEN ENTWICKELN
Jede Aufbau- und Ablauforganisation hat ihre Vor- und Nachteile. Es gibt in der Regel nicht die eine Lösung. Daher sollten mehrere Lösungsszenarien entwickelt werden bestehend aus Aufbauorganisation sowie Prozess- und Kommunikationsflüssen. Die Szenarien werden dann anhand der Ziele bewertet. In der Regel kann man auf diese Weise viele potentielle Szenarien ausschließen.
ERGEBNISOFFEN ABSTIMMEN
In einem oder mehreren Workshops können die Szenarien mit Mitarbeitenden besprochen und durchgespielt werden. Wir empfehlen, dass diese Mitarbeitenden idealerweise einen Querschnitt der Organisation darstellen und sich freiwillig beteiligen. Diese Mitarbeitenden prüfen die Szenarien auf Herz und Nieren aus ihrer fachlichen Sicht. Sie werden idR. Detailhinweise geben, die entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung sein können.
SZENARIO AUSWÄHLEN
Mit den Hinweisen der Mitarbeitenden oder gemeinsam mit ihnen kann das optimale Szenario der Organisationsstruktur ausgewählt werden und anhand der Anmerkungen noch optimiert werden. Dieses Szenario bildet die Basis für die Organisationsveränderung.
VERÄNDERUNG UMSETZEN
Nun kommt die größere Herausforderung. Das Szenario muss nun umgesetzt werden. Das ausgewählte Szenario sollte als große Hypothese betrachtet werden, denn sie muss den Realitätstest noch bestehen. Sie hat eine hohe Chance zu funktionieren aufgrund der oben beschriebenen Vorgehensweise. Man sollte dennoch bereit sein, dass Konzept im Umsetzungsprozess weiter zu justieren, wenn es nicht so funktioniert, wie man es sich vorgestellt hat. Der Vorteil ist zudem, dass man die Risiken bereits deutlich detaillierter zusammengetragen hat und schneller erkennt, wenn Risiken eintreffen.
